Les Centres de vacances et Centres de loisirs fonctionnent tous avec un budget défini. Ces budgets sont en général loin d'être illimités. Il est donc nécessaire d'adapter les moyens financiers mis à disposition et les intentions éducatives de l'organisateur (d'où un certain décalage parfois).

Les directeurs n'ont en général à gérer qu'une partie du budget global de l'association (vous ne vous occuperez par exemple, pas des salaires, factures d'électricité ou d'eau, etc).

Le budget prévisionnel est élaboré en prévision (comme son nom l'indique) des dépenses et des recettes :

• Il doit être toujours équilibré.
• Il s'établit en général à partir du prix de revient d'une journée par enfant.
• Il doit être rigoureux et précis.

Le suivi :

• Faites votre comptabilité quotidiennement ou quasi quotidiennement.
• Conserver toutes les factures.
• Répertorier les dépenses et recettes dans le cahier de gestion.
• Classer par lignes budgétaires.

Les lignes budgétaires courantes :

• Dépenses :
  • Denrées alimentaires (repas, goûter...).
  • Transports (location, frais de remboursement, essence...).
  • Frais éducatifs (sorties, matériel, jeux, livres...).
  • Gros matériel.
  • Frais administratifs (téléphone, timbres...).
  • Frais médicaux (ce sont généralement des avances de frais remboursées par les familles plus tard).
• Recettes :
  • Participation des usagers.
  • Subvention.
  • Evènements ponctuels.